電話が苦手な就活生② - 苦手な電話対応、その克服法

ai generated, computer, laptop-8337510.jpg 就活全般

苦手な電話応対。

その克服法を教えます!

 

 昨日のブログでは、電話応対の苦手な若者の失敗例をお話しした。今日は電話対応が苦手な就活生向けに、その克服法を教えていきたいと思う。

 私は新卒で入った会社の最初の配属先がコールセンターだった。電話対応に関しては、正直なところかなり鍛えられた。

 コールセンターで実際に電話を受けることは少なかったが、数少ない男性社員として応対を変わることも多かったので参考になるかと思う。

【ビジネスマナーに自信がないと思っている場合】

 就活生は、社会人を経験していない。したがって、言葉遣いとかがビジネスマナーに反するのではないかと気になってしまい、電話での対応がどんどん苦手になっていくという場合がある。

 解決法としては、ビジネスマナーを1から学ぶのではなく、とにかく丁寧に応答することである。ですます調で、敬語を含めて話していけば問題ない。学校の校長先生と話すようなイメージで話せば問題ないだろう。結果的にビジネスマナーに反するようなことがあったとしても、相手は「善解」(善く解釈すること)してくれるであろう。

【上手く話せない、聞き取れない不安がある場合】

 就活生は、就職活動中の移動時間等に電話を受けることが多いと思う。慌ただしい中で、電話を受けると、相手の声が聞こえない。結果としてうまく話せないという不安を抱えている場合がある。

 解決法としては、しっかり話せる環境を整えることだ。移動中でも、どこか座って話せる所に移動する。メモを用意してから話すことが大切だ。この場合、電話を掛けていた相手に一言断ってから移動、用意をすることになる。

 「すみません、うるさいので静かなところにすぐ移動しますね」とか、「あっ、メモを用意するので少しお待ちください」とか最初の対応をすることになる。このこと自体は全く失礼ではない。少し対応をしたことにより気が楽になる場合も多い。一言断ってから電話をすると意外と克服できる場合が多いのである。

【折り返しの電話をするのが苦手という場合】

 就活生で1番困るのは、誰か分からない電話番号から着信があった場合である。もちろん、メッセージなども残されていない場合である。詐欺の電話などもあったりするから警戒するのは悪いことではないが、就職活動中であればすぐに折り返した方が良い。

 選考の当落線上にいるような場合、すぐに折り返しがくる学生の方が企業としては扱いやすい印象を受ける。すぐに折り返す意義はある。

 解決方法としては、折り返すときのセリフを決めておくことだ。

 例えば、「私、○○大学××学部の長谷川と申します。先ほどそちらの電話番号より私の携帯の方に着信がありました。折り返しでお電話差し上げました…」くらいでどうだろう。

 連絡先が携帯だったら、すぐにあなただと分かってくれる。こちらがセリフを話している途中で向こうが要件を話し出すだろう。

 大企業なら、人事部が独立している。すぐに担当者に変わってくれる。中小企業なら、採用担当の社員に引き継いでくれるだろう。

 「自分が何者で、携帯にそちらの電話から着信があった。だからかけ直した。」をとにかく丁寧に言えば事態は動いていくのである。もし、そこで電話を受けた人が迷っているようなら、「私、現在就職活動中なので、採用関係の連絡かと思ったのですが…」と説明すれば大抵問題はなくなるだろう。

 折り返しの電話のセリフをやんわり決めておこう。心理的に折り返しが楽にできるようになるだろう。

 以上が電話応対の苦手を克服する解決法だ。

 でも、根本の問題はやはり電話の経験不足である。何か問い合わせをするとき、ほとんどホームページを調べて終わりにしているかも知れない。たまにコールセンターや電話での応対をしてくれる所を利用してもいいのでないだろうか。

 もちろん、意味もなくコールセンターを就職活動の練習のために使うことは良くないので、本当に用事があるときにやらなければいけないのは当然である。しっかりした電話応対ができる人の言葉遣いを学ぶことができるはずである。

 こちらが問い合わせをする時でも、自分は誰で、どのようなことを問い合わせたのか相手に伝えなければいけない。このように順を追って話していくことが大切と分かるであろう。

 電話応対が苦手だと社会人になっても大変である。就活生のうちにしっかりと鍛えておきたい。

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